Divida a resposta em dois passos: nas primeiras quatro horas, uma mensagem ao comprador com tudo o que falta; até às 24 horas, um orçamento firme ou indicativo com os pressupostos por escrito. Num inquérito de 2021, 67% dos compradores de peças esperavam um orçamento em menos de 24 horas. Com modelo de resposta, checklist e o que o comprador europeu verifica.
Quase qualquer pedido de cotação pode ser respondido em 24 horas se dividir a resposta em dois passos. Nas primeiras quatro horas, envie ao comprador uma mensagem com tudo o que falta: revisão do desenho, tolerâncias, material, quantidades, data pretendida, inspeção, certificados e Incoterm. Até às 24 horas, envie um orçamento firme, ou indicativo com pressupostos e validade por escrito. Num inquérito de 2021 da Paperless Parts, uma empresa de software de orçamentação, 67% de mais de 400 compradores de peças nos EUA esperavam um orçamento em menos de 24 horas [16].
Factos-chave
- 67% de mais de 400 compradores de peças inquiridos nos EUA esperavam um orçamento em menos de 24 horas; só 6% aceitavam esperar mais de três dias [16].
- Os Incoterms 2020 são um conjunto de onze regras e entraram em vigor a 1 de janeiro de 2020 [12].
- Um certificado EN 10204 tipo 3.1 é validado pelo representante autorizado da inspeção do fabricante, independente da produção [8].
- Na UE, os prazos de pagamento entre empresas não podem exceder 60 dias de calendário, salvo acordo expresso que não seja manifestamente abusivo para o credor [14].
O que é um pedido de cotação, e qual a diferença para um RFP ou um RFI?
Os três documentos pedem coisas diferentes. O Manual de Aquisições das Nações Unidas traça bem a linha [15].
- RFI (pedido de informação): um estudo de mercado sobre o que fabrica e segundo que normas. Sem preço nem adjudicação.
- RFP (pedido de proposta): a necessidade resolve-se de várias maneiras, e a abordagem é avaliada com o preço.
- RFQ (pedido de cotação): a necessidade é concreta, normalmente um desenho e uma quantidade, e as propostas comparam-se sobretudo pelo preço, prazo e condições.
E a diferença entre cotação e orçamento? O cliente envia o pedido de cotação e o fornecedor responde com o orçamento. O pedido de cotação é também aquele em que a rapidez pesa mais: vários fornecedores orçamentam o mesmo desenho, e uma resposta tardia muitas vezes nem é comparada.
Na nossa pesquisa de 27 de setembro de 2026, os primeiros resultados para «como responder a um pedido de cotação» eram páginas de ajuda de software, como a do Dynamics 365 da Microsoft [20], e portais brasileiros. Nenhum era um guia para fornecedores industriais em português europeu.
O que verificar antes de orçamentar?
A maioria dos pedidos encalha porque falta algo básico. Confronte o pedido com esta lista na primeira hora e envie todas as perguntas numa só mensagem. Se o cliente enviou um caderno de encargos, é aí que as respostas deviam estar.
| Elemento | O que um pedido completo traz | Se faltar |
|---|---|---|
| Desenhos | PDF 2D com letra de revisão e modelo 3D em STEP | Pedir o STEP; orçamentar "segundo o desenho rev. X" |
| Tolerâncias | Cotas toleranciadas e nota geral, por exemplo ISO 2768-mK [1] [3] | Assumir ISO 2768-m e dizê-lo no orçamento |
| Material | Designação EN e estado, por exemplo EN AW-6082-T6 ou 1.4301 [5] [6] | Propor um equivalente e pedir aprovação |
| Acabamento | Rugosidade (Ra), revestimento, anodização, tratamento térmico | Orçamentar o acabamento numa linha à parte |
| Quantidades | Lotes e consumo anual estimado (EAU) | Orçamentar três escalões de quantidade |
| Data | Data de entrega, ou do primeiro artigo e da série | Dar o prazo "a contar da encomenda e da aprovação do desenho" |
| Inspeção | Relatório dimensional, relatório de primeiro artigo ou nível de PPAP [9] [11] | Orçamentar o relatório habitual; FAI ou PPAP como extra |
| Certificados | Certificado EN 10204 3.1 [7], ISO 9001 [17], declarações RoHS [18] ou REACH [19] | Dizer exatamente o que vai fornecer |
| Incoterm | Regra e local, por exemplo FCA Porto [12] | Orçamentar FCA na fábrica e DAP como opção |
| Validade e pagamento | Duração do preço, condições de pagamento | Indicar 30 dias de validade e as suas condições [14] |
Com três ou mais linhas vazias, não adivinhe um preço firme: envie as perguntas e um intervalo indicativo no mesmo dia.
O que espera o comprador europeu ver na resposta?
O comprador alemão ou francês verifica se o orçamento fala a mesma linguagem técnica do desenho, porque cada desencontro vira um telefonema ou uma não conformidade.
Tolerâncias. Os desenhos europeus trazem normalmente uma nota de tolerância geral. A ISO 2768-1 cobre dimensões lineares e angulares nas classes f, m, c e v [1] [3]. A ISO 2768-2, para tolerâncias geométricas nas classes H, K e L, foi anulada e substituída pela ISO 22081:2021 [2], mas notas como "ISO 2768-mK" continuam a ser as mais comuns nos desenhos de maquinação [3]. Repita a nota no orçamento. Se não houver, escreva que classe assumiu.
Designação dos materiais. Os aços têm um nome EN 10027 e um número que o complementa [4], por exemplo X5CrNi18-10, que é o 1.4301, próximo do AISI 304 [5]. O alumínio segue as designações EN 573, como EN AW-6082 [6]. Se compra segundo uma designação americana, indique as duas.
Certificados. Diga que documento de inspeção EN 10204 acompanha o material [7]. O tipo 3.1 é o pedido habitual para peças maquinadas, porque traz resultados de ensaios específicos validados por um inspetor independente da produção [8]. Indique o número e a validade do certificado ISO 9001.
Automóvel e aeronáutica. O PPAP tem cinco níveis de submissão; o nível 3 é o certificado de submissão da peça com amostras e todos os dados de suporte [9]. O manual de fornecedores da Prestolite, por exemplo, torna o nível 3 a opção por omissão [10]. Na aeronáutica pede-se um relatório de inspeção de primeiro artigo segundo a AS9102 [11], publicada na Europa como EN 9102. Orçamente ambos em linhas próprias.
Condições de entrega. Indique uma regra Incoterms 2020 e um local [12]. "FCA Porto" e "DAP Estugarda" são preços diferentes, e um orçamento sem regra não é comparável.
IVA e pagamento. Apresente os preços sem IVA. Quando vende bens a uma empresa noutro país da UE, não cobra IVA se o cliente tiver um número de IVA da UE válido [13]. Os prazos de pagamento entre empresas não devem exceder 60 dias, salvo acordo expresso [14].
Como é uma checklist de 24 horas para uma empresa de maquinação ou de moldes portuguesa?
Esta é a checklist da GETMILK para uma fábrica portuguesa que responde a um comprador na Alemanha, em França ou na Escandinávia. Cada linha é um sim ou um não.
Hora 0 a 2: registar e confirmar
- Pedido registado com número, um responsável e o prazo do comprador.
- Receção confirmada na língua do comprador: "Terá o nosso orçamento até [dia, hora CET]." Portugal está uma hora atrás de Frankfurt; escreva a hora dele.
- Ficheiros abertos: a revisão do PDF bate com o modelo STEP e com a lista de peças.
Hora 2 a 4: uma mensagem com todas as perguntas
- Peças maquinadas: classe de tolerância geral, designação e estado do material, acabamento, lotes e consumo anual, nível de inspeção, tipo de certificado, Incoterm.
- Moldes: número de cavidades, material da peça e respetiva contração, aço das cavidades e machos, canal quente ou frio, vida do molde em ciclos, textura ou polimento, número de ensaios e quantidade de amostras T1, a quem pertence o molde e onde vai trabalhar.
- Não consegue fazer a peça? Diga-o hoje, com o motivo; o comprador lembra-se de um não rápido.
- Pressupostos por escrito: "Sem resposta até [hora], orçamentamos ISO 2768-m, FCA a nossa fábrica, certificados 3.1."
Hora 4 a 20: orçamentar e escrever
- Preço do material confirmado hoje, não na tabela do trimestre passado.
- Subcontratos (tratamento térmico, revestimento, anodização, eletroerosão) confirmados com o subcontratado ou marcados como estimativa.
- Prazo escrito como "[n] semanas após nota de encomenda e aprovação dos desenhos", ou nos moldes "amostras T1 [n] semanas após encomenda e aprovação do projeto".
- Validade escrita como "válido 30 dias; sobretaxa de material revista após essa data".
Hora 20 a 24: verificar e enviar
- Uma segunda pessoa confirma quantidades, unidades, moeda, Incoterm, validade e revisão do desenho.
- Anexos: orçamento em PDF, certificado ISO 9001, um exemplo de certificado 3.1 ou de relatório dimensional, desenho anotado com eventuais desvios e, nos moldes, um primeiro conceito do molde ou notas de DFM.
O método de custeio está em como calcular o preço de uma peça maquinada; para ferramentas, quanto custa um molde de injeção mostra as linhas que o comprador compara.
O que deve dizer a resposta?
Este é o modelo de resposta da GETMILK. Substitua os parênteses retos e mantenha as secções numeradas: o comprador compara secção a secção.
Assunto: Orçamento [O-2026-0147] ao pedido de cotação [ref.], peça [número] rev. [X]
Caro(a) [nome],
Agradecemos o pedido de cotação [ref.], recebido a [data]. Segue o nosso orçamento.
1. Âmbito
Peça: [número], desenho rev. [X], modelo 3D [ficheiro]
Material: [EN AW-6082-T6 / 1.4301], certificado EN 10204 3.1
Acabamento: [p. ex. anodizado natural, Ra 1,6]
Tolerâncias gerais: ISO 2768-mK salvo indicação no desenho
2. Preços (EUR, sem IVA)
Qtd. 50: [preço unitário], prazo [n] semanas após encomenda e aprovação do desenho
Qtd. 200: [preço unitário], prazo [ ] semanas
Qtd. 1.000: [preço unitário], prazo [ ] semanas
Custos únicos: dispositivos [ ], programação [ ], relatório de primeiro artigo [ ]
3. Condições
Incoterms 2020: [FCA, a nossa fábrica, cidade]
Pagamento: [p. ex. 30] dias após fatura
Validade: 30 dias a contar de hoje; sobretaxa de material revista depois
4. Pressupostos e exclusões
- [pressuposto 1]
- Não incluído: [PPAP / revestimento / embalagem especial]
5. Questões em aberto
- [questão 1]
Qualidade: certificado ISO 9001 [número], válido até [data]
Inspeção: [relatório dimensional / FAI segundo AS9102 / PPAP nível 3]
Anexos: certificado ISO 9001, exemplo de certificado 3.1, desenho anotado
Com os melhores cumprimentos,
[nome], [função], [telefone direto]
Para onde vai, de facto, o tempo?
Nas fábricas pequenas, as 24 horas gastam-se à espera, não a calcular: da única pessoa que sabe ler o desenho, de um STEP que falta, do preço do ano passado para uma peça parecida. É essa espera que a automatização de cotações e orçamentos elimina: todos os pedidos numa só fila, a checklist acima corrida quando o email chega e um rascunho de orçamento com as suas regras para o orçamentista aprovar. Para escolher entre comprar software e construir um agente, veja software de orçamentação ou agente de IA.
O que fazer a seguir
- Copie a checklist e o modelo para o registo de pedidos de cotação e cronometre os próximos cinco pedidos, da chegada ao envio do orçamento.
- Escreva os certificados e documentos que consegue anexar no próprio dia; as certificações que os compradores europeus pedem lista as habituais. Se já responde em menos de 24 horas e com poucas perguntas de volta, não precisa de ajuda externa.
- Se os pedidos continuam à espera de uma só pessoa, a GETMILK implementa a automatização de cotações e orçamentos a partir de 4.900 € mais 290 € por mês por fábrica. Se os compradores perguntam sempre o que consegue fazer, um perfil de capacidades verificado através de pacotes de dados técnicos começa nos 490 €. Preços sem IVA; a chamada de 30 minutos para ver se algum dos dois faz sentido é gratuita.
Referências
- ISO. ISO 2768-1:1989 General tolerances, Part 1: Tolerances for linear and angular dimensions without individual tolerance indications (1989, last confirmed 2022, under revision)
- ISO. ISO 2768-2:1989 General tolerances, Part 2 (withdrawn, replaced by ISO 22081:2021) (accessed 27 September 2026)
- RpProto (secondary). ISO 2768 general tolerance: complete guide to classes, tables and applications (13 April 2026)
- Swedish Institute for Standards (SIS). SS-EN 10027-2:2015 Designation systems for steels, Part 2: Numerical system (5 March 2015)
- SteelNumber (secondary). X5CrNi18-10 (1.4301): chemical composition and equivalents (accessed 27 September 2026)
- SteelNumber (secondary). EN AW-6082 (EN AW-AlSi1MgMn): aluminium alloy designation to EN 573-3 (accessed 27 September 2026)
- BSI. BS EN 10204:2004 Metallic products. Types of inspection documents (25 October 2004)
- Penflex (secondary). BS EN 10204:2004: types of inspection documents 2.1, 2.2, 3.1 and 3.2 (accessed 27 September 2026)
- InspectionXpert (secondary). What are the PPAP submission levels? (11 October 2019)
- Prestolite Electric. Supplier PPAP Handbook, Revision C (28 August 2017)
- SAE International. AS9102C Aerospace series: first article inspection requirements (28 June 2023)
- International Chamber of Commerce (ICC). Incoterms rules (accessed 27 September 2026)
- Your Europe, European Commission. Cross-border VAT (13 July 2026)
- Official Journal of the European Union. Directive 2011/7/EU on combating late payment in commercial transactions, Article 3(5) (16 February 2011)
- United Nations. United Nations Procurement Manual (30 June 2024)
- Paperless Parts (vendor survey). Paperless Parts launches search function to make quoting manufacturing jobs faster and more accurate (27 January 2021)
- ISO. ISO 9001:2026 Quality management systems, Requirements (16 September 2026)
- Official Journal of the European Union. Directive 2011/65/EU on the restriction of the use of certain hazardous substances in electrical and electronic equipment (RoHS) (8 June 2011)
- Official Journal of the European Union. Regulation (EC) No 1907/2006 concerning the Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of Chemicals (REACH) (18 December 2006)
- Microsoft Learn. Responder a perguntas de fornecedores sobre pedidos de cotações (Dynamics 365 Supply Chain Management) (23 May 2025)
Perguntas frequentes
- Como responder a um pedido de cotação?
- Confirme a receção no próprio dia e nomeie um responsável. Nas primeiras quatro horas, envie ao comprador uma mensagem com tudo o que falta ou está ambíguo (revisão do desenho, tolerâncias, material, quantidades, data, inspeção, certificados, Incoterm). Até às 24 horas, envie um orçamento firme, ou indicativo com pressupostos, validade, prazo e uma regra Incoterms 2020.
- O que é um pedido de cotação?
- É o documento em que o comprador pede a vários fornecedores preço, prazo e condições para uma necessidade clara e concreta, normalmente um desenho e uma quantidade. Em inglês chama-se RFQ (request for quotation). As propostas são comparadas sobretudo pelo preço, prazo e condições.
- Qual a diferença entre cotação e orçamento?
- Na prática industrial, o cliente envia o pedido de cotação e o fornecedor responde com o orçamento, ou proposta, com preços, prazos, condições e pressupostos.
- O que deve conter um caderno de encargos para um pedido de cotação?
- Desenhos 2D com revisão e modelo 3D, tolerâncias gerais (por exemplo ISO 2768-mK), material com designação EN, acabamento, quantidades e consumo anual, data pretendida, tipo de inspeção (relatório dimensional, primeiro artigo ou nível de PPAP), certificados pedidos, Incoterm e condições de pagamento.
- O que significa ISO 2768-mK num desenho?
- Define as tolerâncias gerais para as cotas sem tolerância própria: a classe m (média) da ISO 2768-1 para dimensões lineares e angulares e a classe K da ISO 2768-2 para tolerâncias geométricas. A ISO 2768-2 foi anulada e substituída pela ISO 22081:2021, mas a indicação continua muito comum.